POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En tant qu’acupuncteur, je m’assure de protéger la confidentialité des renseignements personnels et ce, quelle que soit la nature de leur support ou quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles et ce, autant avec les tiers avec qui je fais affaire pour la poursuite de mes activités professionnelles.

La présente politique de confidentialité fait état de la manière dont je protège les renseignements personnels que je détiens et ce, afin de respecter les exigences des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels auxquelles je suis assujettie, mais étalement de toutes autres lois et règlements applicables en ce domaine, notamment celles de l’Ordre des Acupuncteurs du Québec.

La présente Politique ne s’applique pas aux renseignements qui ont un caractère public en vertu de ces législations.

Responsabilité

En tant qu’acupuncteur et travailleur autonome, je suis responsable de la protection des renseignements personnels que je détiens ou qu’on me confie, le cas échéant, à un tiers que je désigne.

Je m’assure également que les tiers avec qui je fais affaire protègent la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès, et ce, quel que soit la nature de leur support ou quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles.

I. En vertu du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation de l’Ordre des Acupuncteurs du Québec, l’acupuncteur doit constituer et tenir un dossier pour chaque personne qui le consulte. Il doit y consigner les informations suivantes :

1° la date d’ouverture du dossier;

2° l’identité de la personne qui le consulte, notamment son nom, son sexe, sa date de naissance, son adresse, son numéro de téléphone ainsi que son courriel;

3° les observations qui font suite à l’interrogatoire et à l’examen clinique de la personne;

4° son opinion quant à la nature de la maladie, selon la médecine énergétique orientale.

Il doit notamment y consigner les renseignements suivants:

1° la date de la consultation;

2° l’indication de traitement;

3° l’identification des sites d’acupuncture utilisés selon la nomenclature internationale (Beijing) ou l’orthographe de la romanisation chinoise (Pinyin) du caractère chinois identifiant le site, les types et méthodes de stimulation;

4° la description des services professionnels rendus et des réactions favorables ou contraires au traitement reçu;

5° le type d’aiguilles ou d’instrumentations utilisées et le genre de technique employée;

6° l’énumération des diagnostics connus et la mention de toute médication prise par la personne, notamment l’utilisation par la personne de médicaments corticoïdes ou anticoagulants;

7° les comptes rendus des consultations avec un médecin ou un autre professionnel;

8° tout autre document se rapportant à la maladie de la personne qui le consulte;

9° les autorisations légales telles que celles de divulgation de renseignements à des tiers ou de retrait de certains documents;

10° tout autre document faisant état de recommandations, de modalités ou d’ententes particulières.

3. L’acupuncteur doit tenir à jour chaque dossier jusqu’au moment où il cesse de rendre des services professionnels à la personne concernée par ce dossier.

4. L’acupuncteur doit conserver chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service rendu.

II. Qui peut avoir accès à vos informations :

Vous ou votre représentant légal
Toute personne autorisée par la loi à avoir accès à ces renseignements
Toute personne à qui vous avez autorisé l’accès aux renseignements contenus dans votre dossier, par écrit de façon spécifique.

III. L’acupuncteur qui utilise un support autre que le papier pour la tenue et la conservation de tout ou partie des renseignements, documents et éléments relatifs au dossier d’un patient doit :

1° sauvegarder les données ainsi recueillies et conserver une copie de cette sauvegarde;

2° utiliser une base de données distincte de toute autre pour la tenue des dossiers visés à la présente section;

3° protéger l’accès à ces données, notamment par l’utilisation d’un mot de passe.

Afin de respecter ces règles et avoir accès à mes dossiers électroniques sur GoRendezVous,

J’utilise un réseau de télécommunications sécurisé et privé (qui n’est pas public);
via de l’équipement informatique à jour et dédié à ma pratique, et qui est protégé par un mot de passe ;
via un logiciel en ligne (GoRendezVous) dont l’accès est lui-même protégé par un mot de passe;
via un logiciel à jour dans lequel la saisie automatique du champ identifiant et du mot de passe donnant accès aux renseignements est désactivée en tout temps, les accès sont interrompus après une courte période d’inactivité et aucune publicité n’est affichée;
de la destruction (ou de l’anonymisation pour utilisation ultérieure à des fins sérieuses et légitimes) les renseignements au sujet d’un patient, 5 ans années après leur collecte.

Finalité de la collecte et moyens par lesquels je recueille des renseignements personnels

J’utilise les renseignements personnels recueillis uniquement pour atteindre les objectifs décrits ci-dessous :

Identification, conformément aux demandes de l’OAQ
Communiquer avec vous
Fins promotionnelles, enseignement sur l’acupuncture ou pour partage d’informations relatives à la clinique
Personnaliser / améliorer la navigation sur mon site Internet
Pour le paiement des traitements reçus (via Square ou Virement Interac) pour conciliation comptable

Je collecte vos renseignements personnels au moyen de:

Formulaire d’ouverture de dossier – papier, ou électronique avec GoRendezVous
Logiciel de tenue de dossier en ligne sur GoRendezVous : les serveurs sont situés sur le territoire québécois.
Réseaux sociaux : Page professionnelle Facebook
Fiche d’entreprise Google
Terminal Square

Consentement - Collecte, utilisation et communication

Je demande votre consentement éclairé avant de recueillir, utiliser ou communiquer à des tiers vos renseignements personnels, sauf dans les cas prévus par la Loi.
En aucun cas je n’utiliserai ni ne communiquerai les renseignements personnels sans votre consentement à moins que je ne soit autorisé ou obligé à le faire en vertu de la législation applicable.

Durée de conservation

Afin d’être conforme à la Loi sur l’Acupuncture, je conserve vos renseignements personnels pour une durée de 5 années suivant leur dernière utilisation sauf lorsque la loi prévoit une durée de conservation différente.

Mesures de sécurité

Je protège vos renseignements personnels par des mesures de sécurité (physiques, techniques ou administratives) appropriées à la nature de ceux-ci, et ce, afin d'éviter qu’une personne puisse y avoir accès, les utiliser, les communiquer à des tiers alors qu’elle n’y était pas autorisée ou encore afin de prévenir les pertes ou toute autre atteinte à la protection de ceux-ci.

Accès et rectification à vos renseignements personnels

Il est important que les renseignements personnels que je détiens à votre sujet soient à jour. Veuillez m’informer de tout changement quant à ceux-ci. De plus, vous pouvez soumettre une demande :

d’accès à vos renseignements personnels;
de rectification de vos renseignements personnels;
de retrait de votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels et ce, en vous adressant à moi-même, Julie Dubé, Ac au info@juliedube.com.

Me contacter

Vous pouvez communiquer avec moi au sujet de la présente Politique de confidentialité ou pour toute question relative à Julie Dubé, Acupuncteure au info@juliedube.com. Si vous souhaitez que votre courriel soit retiré de la liste de distribution, vous pouvez le faire directement en vous désabonnant à partir de votre gestionnaire de courriel.

Vous pourrez consulter la politique de confidentialité de GoRendezVous ici .

Entrée en vigueur : 2023-09-22 | Mise à jour : 2023-10-12